Gestionarea timpului când lucrăm de acasă. Cum câștigăm timp?

Uşor-uşor, măsurile încep să se relaxeze şi viata, să-şi reintre în ritm. Cel puțin asta speră toată lumea. Dar condițiile de relaxare aduc cu ele o schimbare majoră a vieții tuturor – copiii vor rămâne acasă până la începutul noului an școlar. Pe mulți părinți această schimbare îi prinde cu pantalonii în vine – cine s-ar fi gândit, chiar și în februarie, să zicem, că cei mici vor avea o vacanță de 6-7 luni, în care efectiv nu vor exista alternative externe și exterioare familiei de organizare a timpului copiilor cât timp părinții lucrează?

Acum, mai mult ca niciodată, I rock! 🙂 e adevărat că toate activitățile mele s-au mutat în online, dar asta înseamnă că am economisit în jur de 3 ore petrecute zilnic în trafic! Timp câștigat! Mereu mă întrebați cum am timp să le fac pe toate. Răspunsul e că nu m-am gândit la asta niciodată, am învățat să eficientizez acțiunile și activitățile, să le programez bine și să profit de orice clipă liberă. Nu sunt bună la dat sfaturi în direcția asta, cred că ține de fiecare persoană în parte, e ceva intim și interior fiecăruia. Dar poate ajută gândurile de mai jos…

Nu uita de elefant

În urmă cu ceva ani, am mers la un training de Time Management. După cum bine știți, sunt corporatistă, iar astfel de traininguri de soft skills se poartă în bula noastră de cristal. Și la acest curs trainerul a făcut o analogie pe care o povestesc des:

Ne petrecem ziua urmărind iepuri, adică răspunzând la e-mailuri și telefoane. Scriem un mail, facem altceva, apoi un telefon, un email, sau poate două, sau…. Problema cu e-mailurile și telefoanele este că sunt ca iepurii, se înmulțesc foarte repede, deci cu cât trimiți mai multe e-mailuri și cu cât dai mai multe telefoane, cu atât îți vor trimite mai multe e-mailuri și vei primi mai multe telefoane și poate deveni o buclă nesfârșită. Problema acestei strategii este că nu ai timp niciodată pentru elefant. Elefantul este acea sarcină care poate să nu fie extrem de urgentă, dar totuși trebuie să fie făcută și necesită TIMP și CONCENTRARE, dar s-ar putea să nu ajungi să ai timpul și să obții concentrarea necesară niciodată dacă îți petreci ziua urmărind iepuri. Deci, blochează-ți un interval orar în calendar, din când în când, DOAR ca să ai grijă de elefant!

Cunoaște-ți și ascultă-ți bioritmul

Unii oameni sunt mai eficienți dimineața, alții, după-amiaza. Personal „cel mai bun moment al meu” este între 13 și 15. Suntem acasă, deci și activitățile casnice trebuie încorporate în rutina zilnică, așa că încep ziua cu activitățile ce nu necesită un efort de gândire prea mare: rapoarte, e-mailuri ușoare care au venit în timpul nopții (dacă un email simt că presupune un plus de atenție, îl pun înapi pe Necitit, ca să îl reiau când simt că s-au aliniat neuronii), pus haine la spălat (și apoi întins), dat drumul la slow cooker pentru prânz, pregătit activitățile pe care urmează să le desfășor cu Greuceanu în pauzele de lucru. De „elefant” mă ocup între orele 13 și 15. Încerc să planific ședințele cu colegii din țară dimineața, iar cele cu colegii de peste ocean (11 ore diferență de fus orar) între 17 și 18.

Acesta este bioritmul meu, testat și garantat că funcționează pentru mine. Gândește-te în ce moment al zilei te simți cel mai bine pentru a face o sarcină specifică, asta îți va crește eficiența și te va face să duci la bun sfârșit activitățile. Dacă nu ești bine, nu ești în starea necesară ca să te concentrezi pe sarcinile tale, nu numai că nu vei fi productivă, ba chiar te vei frustra, iar asta duce la un real cerc vicios.

Asigură-te că întâlnirile online sunt scurte ca timp

Într-o întâlnire online (cu excepția cazului în care este o prezentare în care cineva vorbește și nu așteaptă feedback), concentrarea mea începe să se estompeze după 40 de minute. După o oră încep deja să fac și alte activități, iar la întâlnire sunt atentă ca și cum aș asculta radioul. Nu e nimic în neregulă cu planificarea unei întâlniri de 15 sau 30 de minute (cu condiția să începi la timp)! Dar clar nu depăși 60 de minute, 90 de minute maxim. Dacă sunt multe lucruri de discutat, ia în considerare o a doua sesiune, altfel există riscul ca totul să se transforme într-o mare pierdere de eficiență!

Atenție la „invadatori”

Sunt prea puțini cei care au o încăpere dedicată activităților de birou. Iar în aceste vremuri este foarte probabil ca ambii parteneri să lucreze de acasă, ba chiar și copilul să aibă activități educative online, deci șanse minime ca să poți declara biroul meu, castelul meu! Activitatea mea presupune doar un laptop, un display adițional, un mouse și un set de căști (ședințele mele sunt pe Skype sau Teams!). Stau departe de pat, căci risc să mă relaxez prea tare (deși am o măsuță super utilă pentru lucratul din pat!)

De multe ori însă, după ce îmi termin programul de lucru, mai continui că scriu câte ceva pe calculator sau să urmăresc un film pe Netflix pe smart TV-ul ce joacă rol de monitor adițional, mai arunc un ochi peste emailuri și dacă am chef, răspund. Dacă tot sunt în zonă… Problema este când la ora 21 primesc un pop-up în Skype de la un coleg american: „Hi, Patricia, do you have a minute?” și apoi am două opțiuni:
– Ignor mesajul, mă simt vinovată și-l las pe coleg să creadă că sunt o nesimțită pentru că îl evit, deși știe că sunt online
– Răspund la mesaj, petrec următoarele 15 minute conversând cu acea persoană despre motivul pentru care mi-a scris și brusc îmi dau seama, când se termină discuția, că am ratat fix momentul culminant al acțiunii filmului și deja e deznodământul / carnea din cuptor are o aromă afumată / copilul m-a strigat de 7215336984 ori ca să îmi arate ceva.

Ce e de făcut? Ei bine, este destul de simplu dacă ziua ta de lucru este „terminată”: deconectează-te (cel puțin) de pe programul de colaborare cu colegii (Skype, Teams), dacă nu chiar de pe laptop! Petrece timp cu familia, distrează-te alături de ei! Ai încredere în mine, îmi vei mulțumi, timpul curge mai încet în această perioadă, nu va face BOOM nimic până mâine dimineață, când vei reveni din nou online.

În același timp, ai grijă să nu fii tu acel „invadator”. Mi se întâmplă de multe ori să îmi amintesc de nevoi în weekend sau clar în afara oricărui program de lucru decent. Uneori aleg să notez în agendă sau pe telefon ideea (folosesc Google Calendar dacă vreau să îmi reamintească la o anumită oră, într-o anumită zi, plus adaug detaliile în Notes, pentru aa vea imaginea completă), alteori scriu direct persoanei de la care am nevoie de serviciul respectiv, cu mențiunea că nu e urgent și nici nu mă aștept la un răspuns atunci.

Ca o regulă: asigură-te că toată lumea știe când ești disponibilă și dispusă să reacționezi cererilor!

Fii punctuală și așteaptă-te ca ceilalți să fie la timp la întâlniri

Evident, toată lumea se așteaptă să fie punctuală într-o întâlnire online, nimic nou aici. Ceea ce mă enervează cu adevărat este atunci când sunt într-o întâlnire online (la timp) și trebuie să aștept 5 minute pentru ca X să se conecteze (mai ales dacă e persoana cea mai importată din ședință) sau 10 minute pentru că „poate se mai conectează cineva”. Dacă joci acest joc, atunci personajul negativ câștigă întotdeauna. Când organizez sau moderez o întâlnire online, aștept maxim 3 minute (timp suficient pentru a-ți găsi căștile și a-ți finaliza acțiunile anterioare întâlnirii noastre – sunt realistă, omul poate a avut înainte o altă ședință ce s-a prelungit sau a avut nevoie să fugă la baie între două discuții) și apoi încep; oricine ajunge mai târziu ratează începutul – și nu pierd vremea tuturor făcând un sumar. Mă îndoiesc că traficul a fost aglomerat pe holul casei! Nu uita că a ține 10 persoane într-un apel, așteptându-te 5 (ok, 6) minute, echivalează cu o oră pierdută pentru echipă!

În plus, asigură-te că dacă ai alocat jumătate de oră unei întâlniri online, aceasta va ține chiar 30 de minute, nu mai mult! Nimeni nu se supără dacă reușește să economisească niște timp, dar dacă depășește timpul alocat, s-ar putea să dea tuturor programul peste cap!

Gândește-ți de cu seară programul zilei următoare

Înainte de a decide to call it a day, înainte de a-ți termina oficial programul de lucru, consultă-ți programul pentru a doua zi, ca să îți poți face o idee despre cum va trebui să te organizezi ca să le faci pe toate. De fapt, să începem cu realitatea: nu le poți face pe toate! Prioritizează: începe cu ceea ce este strict necesar și nu suferă amânare, continuă cu ceea ce este urgent și trebuie terminat rapid, finalizează cu ceea ce ți-ar plăcea că faci dacă îți permite timpul. Apelează la tehnologie pentru a-ți ușura munca (de exemplu, pentru mine slow cooker-ul a devenit de-a dreptul indispensabil, iar în capul listei de priorități de electrocasnice achiziționat a ajuns un uscător de haine!)

Atenție la pauze! Doar pentru că lucrezi de acasă nu înseamnă că trebuie să fii disponibil permanent online. Nu vorbim despre a dispărea cu orele în timpul programului de lucru așteptat, ci despre pauză de masă, pauză de cafea, pauză de joacă cu cei mici. Oricât de înțelegători sunt copiii, au nevoie de noi și de prezența noastră activă, nu doar să știe că suntem fizic lângă ei, dar cu mintea la ani lumină distanță. Amintește-ți că nici măcar când ești la birou nu presupune nimeni că te așezi la calculator la ora 9 și nu te mai ridici până la 17! Folosește pauzele să îți faci activitatea gospodărească sau să te relaxezi. Nu îți închipui că vei putea face mai mult acasă decât făceai la birou!

Asigură-te că ați comunicat în familie programul fiecăruia

Milă mi-e de tine, dar de mine mi se rupe inima, zice un proverb românesc. Chiar dacă nu suntem toți în aceeași barcă, cel puțin ne aflăm în fața aceleiași furtuni, așa că e important să ținem cont și de programul celorlalți din casă. Confruntați-vă programele și vedeți care sunt cele mai importante întâlniri online sau momente ale zilei pentru fiecare și preluați activitățile celuilalt în acel interval. În plus, asigurați un «vocabular» comun pentru toată lumea în ceea ce privește activitățile voastre și necesarul de liniște pentru fiecare dintre ele.

Mami, tu nu lucrezi, tu ai ședințe! mi-a replicat Greuceanu într-o zi, când la finalul pauzei de joacă i-am spus că trebuie să mă întorc la lucru. Eu, de exemplu, am ușa de la camera în care lucrez închisă doar în timpul ședințelor în care am nevoie ca toată atenția mea să se răsfrângă asupra întâlnirii, ceea ce înseamnă pentru toată lumea că sunt total inaccesibilă și de nederanjat. Puteți folosi tot felul de tehnici și metode, important e ca toată lumea să știe semnificația lor!

Alte resurse pentru gestionarea eficientă în timp și ca timp

Despre cum m-am organizat eu în această perioadă și nu numai am mai scris pe blog, las mai jos câteva idei…

Provocarea (30 de zile – 30 de minute pe zi) să îți reorganizezi casa eficient

Organizarea bucătăriei și gătitului

Timp special de calitate cu copilul – o necesitate!

Câteva sfaturi pentru muncă de acasă de succes

Economie de bani și timp cu ajutorul listei de cumpărături!

Resurse de activități educative online

Când scriu aceste rânduri, pentru mine sunt 7 săptămâni de când am început distanțarea socială. În condițiile date, pot fi foarte mândră de mine, de noi, de felul în care ne-am organizat. E adevărat că nu avem standardele prea înalte în perioada asta. Mod de supraviețuire activat. Nu mai căutăm performanța, nici cu toate brațele mele de caracatiță disfuncțională, nici cu activitățile cu Greuceanu, nici cu nimic… ne-am adaptat situației, mai o ședință, mai o tură de haine la spălat, mai un învârtit în oală, mai o ședință, mai o activitate creativă sau educativă, iar o ședință, iar un craft… iar după 7 săptămâni pot să zic că au fost foarte multe momente frumoase în familia noastră, ne vom aminti de această pandemie nu cu disperare și lacrimi în ochi, ci cu zâmbet pe buze, căci ne-a apropiat și mai mult. Uite ce optimistă sunt!